CERO PAPEL

Fecha: julio del 2019

 

CERO PAPEL

En los días 19 y 20 de junio del 2019, estuve en un seminario taller programado por archivo de la alcaldía distrital de Cartagena, denominado “ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS “donde se explicó la importancia, alcance, y aplicación.

El paso de documentación normal vs procesos de archivar Cero Papeles y la tendencia moderna de las tecnologías en procura de buscar la eficiencia y eficacia del mismo, donde se dio un cd –memoria, y certificación de asistencia duración del mismo dos días.

 

Analizando su realidad en torno a su posibilidad de aplicarlo, este pasa por muchas debilidades entre ellas:

• 1.       El tiempo del seminario fue muy corto
• 2.       No se hizo taller en cuanto a su practica
• 3.       Careció de ejemplo práctico en donde la gente pudiera aplicarlos.
• 4.       Digitación vs documentos normal es engorroso en muchos de sus aspectos

5.        

Considero que al aplicar nuevas tecnologías en los procesos de cambio (Cero papeles) este implica ser un procesos selectivo y gradual de lo contrario los resultados serían negativos, hacer cambios sustanciales en la conducta y quehacer de los documentos: selección, recolección y archivacion considero debe ser metódico y pedagógico gradual por etapas y selectivo.

<< Aplicar tecnologías en los procesos de Documentación>>, su filosofía es reducir el tiempo y espacio esa debe ser el fundamento de cualquier aplicación de tecnologías que ayuden a ese propósito (Cero papel ), lo demás es pura carreta... poner en práctica  tecnología con muchos pasos no es recomendable,(ver el hacer de las cuentas de cobro en tesorería) casualmente se trata es de eso simplificar el quehacer y hacer de la búsqueda documental hay debe ser su enfoque además también se observó algunas duplicidades en los proceso(tareas repetitivas) de tramites no existe una verdadera articulación entre los actores y dependencias involucradas en este proceso de Cero Papel todavía se trabaja con sistema numéricos arcaicos .ascendente y descendente y documentación repetitivas y parámetros de búsqueda obsoletos y en algunos casos no valederas se carece de tablas informativas  o formas que ayuden al control documental de entregas y salidas es decir una contabilidad de archivos y fórmulas estadististicas para su mayor entender.

 

Existen en la alcaldía de Cartagena en hacienda pública tres divisiones de archivo donde cada una tienen su objetivo meta, entre ellos archivos Chambacu 2008 -2009-archivo:2010 y 2011; archivo Jurisdicción coactiva Unidad Operativa 2011-2017 pero no son coherentes entre ellos, actúan como islas, es decir, no flujo y reflujo de información entre ellas se trabaja independiente. No hay tablas de parcial y general cada trimestre, no hay un cronograma de actividades trazados No existe un proceso de planificación supervisión de resultados; antes, durante y después de lo realizado no hay comparaciones para ver los sesgos o desviaciones estándar carecen de indicadores de efectos e impactos.

Por ejemplo, en el archivo Chambacu y de documentación coactiva, el retorno y búsqueda de expedientes, mandamientos y demás papeles se torna engorroso, en muchos de los casos es doble y tres veces solicitado por “el punto de enlace” y abogados habiéndose ya buscado con anterioridad y enviado al punto de retorno establecido, hay que buscarlo de nuevo hasta tres y cuatro veces sabiendo que se digito todo el banco de Datos: mandamientos expedientes y minutas pretendiendo ser cumplidor y ahorro de tiempo de búsqueda, caso contrario en su practica

Abogados que repiten la solicitud de expedientes muchas veces, tengo entendido por que algunos se le acaba el contrato laboral y dejan el proceso investigativo de un expediente a medio camino, entrando otro abogado a suplir el trabajo del antiguo solicitando de nuevo los documento.

La pretendida digitación del mandamiento en su práctica no ha servido de nada realmente vuelve y juega hay que hacer la búsqueda manual en la primera fuente,

Así las cosa, existe total incoherencia entre búsqueda y recepción de documentos el punto de enlace es ineficiente,

El proceso de búsqueda en archivo del edificio inteligente es aceptable su proceder, el problema es cuando se le retorna al punto te enlace, cada módulo sección de archivo posee sus directrices propias diferente a cada sección, son cinco pasos base que recorre un documento, y en la práctica se tornan repetitivos y demás pasos ...

 

 

 

Sandalo